V priebehu roku 2007 vykonali audítori Európskej Komisie v Slovenskej republike viacero auditných misií. Tieto sa realizovali v súlade s Nariadením Rady č. 1260/1999, Nariadením Komisie č. 438/2001 ako aj s programom auditu na rok 2007. Boli zamerané najmä na preverenie funkčnosti systémov riadenia a kontroly ŠF a KF a mali charakter buď tzv. „desk review“ auditov alebo „project visits“ auditov priamo u realizátorov projektov.
Zástupcovia Ministerstva financií SR (PO a orgán zodpovedný za výkon min. 5% kontroly) sprevádzali audítorov EK počas týchto misií. Na základe ich skúseností, ktoré touto účasťou nadobudli vygenerovali zoznam základných informácií, o ktorých by mal mať KP/PP vedomosť, a to ešte pred zahájením takéhoto auditu u KP/PP.
Poskytnutím relevantných informácií a prípravou KP/PP zo strany RO/SORO na auditnú misiu EK sa môže predísť zbytočným nedorozumeniam a predlžovaniu auditnej misie, stresu KP/PP z auditu EK ako aj dodatočnému preukazovaniu a zasielaniu dokumentácie audítorom EK.
Vzhľadom na túto skutočnosť predkladáme stručný zoznam informácií, ktoré by mohli napomôcť KP/PP dôkladne sa pripraviť na auditnú misiu EK.
„Čo môžem ako auditovaný subjekt (KP/PP) očakávať od auditu EK“
- s výkonom auditu mám povinnosť súhlasiť a povoliť ho v súlade so zmluvou o poskytnutí nenávratného finančného príspevku,
- moja zmluvná strana (RO/SORO) ma písomne vopred v dostatočnom časovom predstihu upovedomí o výkone auditu, prípadne osobne ešte pred výkonom auditu príde preveriť moju pripravenosť na audit, oznámi mi termín a rozsah výkonu auditu, akú dokumentáciu je potrebné pripraviť, koho prítomnosť z realizačného tímu projektu je minimálne potrebná, počet účastníkov auditnej misie atď.,
- mal by som vedieť v úvode auditu stručne informovať o tom, ako vznikol nápad vypracovať projekt a predložiť ho na RO/SORO, o čom projekt je, aký je jeho cieľ, aké sú cieľové skupiny, kde sa projekt realizuje, aké sú očakávané indikátory, príp. aké sú dosiahnuté indikátory, aký má vplyv na rovnosť príležitostí, životné prostredie atď.,
- zástupcovia RO, SORO, platobného/certifikačného orgánu, orgánu zodpovedného za výkon min. 5% kontroly/orgánu auditu majú právo zúčastniť sa na výkone auditu zo strany EK, za účelom zabezpečenia plynulého priebehu auditu, najmä čo sa týka zodpovedania otázok audítorov vo väzbe na systém riadenia a kontroly ŠF a KF aplikovaný v SR,
- v deň výkonu auditu mám povinnosť zabezpečiť vhodnú miestnosť za účelom výkonu auditu, prítomnosť zodpovedných pracovníkov participujúcich na projekte, najmä projektového manažéra a finančného manažéra a to približne do 18,00 hod., ako aj pripraviť všetku dokumentáciu týkajúcu sa vecnej a finančnej implementácie projektu (napr. žiadosť o poskytnutie NFP, zmluva o poskytnutí NFP, žiadosti o platbu, podporná dokumentácia k žiadosti o platbu, proces a výsledky VO, prezenčné listiny, monitorovacie správy, hmatateľné výstupy projektu – publikácie, štúdie, fotodokumentáciu k realizovanému dielu, atď.),
- v deň výkonu auditu mám povinnosť zabezpečiť audítorom prístup na miesto realizácie projektu za účelom fyzického overenia dodaných tovarov, prác a služieb spolufinancovaných zo ŠF a KF,
- mám povinnosť preukázať publicitu projektu,
- mal by som pozorne počúvať požiadavky audítora a priamo zodpovedať na otázky, neodporúča sa zdržovať výkon auditu bezpredmetnými poznámkami nesúvisiacimi s projektom alebo nad rámec projektu,
- audítor hľadá logiku v cieľoch a výstupoch projektu (vecná implementácia) a následne ich prepojenie s realizovanými výdavkami (finančná implementácia) ako aj zaznamenanie účtovných prípadov v účtovníctve KP/PP, najmä však analytické vedenie účtovníctva na projekt,
- kvôli efektívnejšiemu výkonu kontroly by som mal mať pripravené 2-3 odporúčania, kde v najbližšom okolí je reštaurácia (KP/PP nesmie za žiadnych okolností znášať výdavky súvisiace s obedom auditnej misie),
- mal by som mať na pamäti, že audítor nemôže byť arbitrom v rámci sporov alebo nejasností medzi KP/PP a RO/SORO/PO/OA, tieto musia byť komunikované na národnej úrovni a medzi zmluvnými partnermi.
Vysvetlivky:
EK – Európska komisia
KP/PP – konečný prijímateľ/prijímateľ pomoci
SORO – Sprostredkovateľský orgán pod Riadiacim orgánom
RO – Riadiaci orgán
NFP – nenávratný finančný príspevok
ŠF – Štrukturálny fond
KF – Kohézny fond
PO – Platobný orgán
OA – Orgán auditu